Yrityksen kasvu muuttaa toimitilatarvetta yleensä kahdella tavalla: tila käy fyysisesti ahtaaksi tai se ei enää tue yrityksen toimintaa tarkoituksenmukaisesti. Kasvaville pienyrityksille toimitilatarpeen muutos on usein konkreettinen ja nopea, eikä se aina noudata ennalta suunniteltua aikataulua. Tässä artikkelissa käydään läpi keskeisimmät kysymykset, joita kasvava yritys kohtaa tilantarpeensa arvioinnissa.
Mitkä merkit kertovat, että nykyinen toimitila on liian pieni?
Selvin merkki liian pienestä tilasta on se, että yrityksen päivittäinen toiminta kärsii tilan puutteesta. Tavaroita ei mahdu varastoimaan asianmukaisesti, työskentelytilaa on liian vähän tai henkilöstö joutuu jatkuvasti järjestelemään tilaa uudelleen saadakseen työn tehtyä. Nämä ovat käytännön signaaleja, joihin kannattaa reagoida.
Muita tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi:
- Varasto on jatkuvasti täynnä, ja tavarat joudutaan sijoittamaan työtilan puolelle
- Kalusto tai ajoneuvot eivät mahdu tiloihin tai niiden käyttö on hankalaa
- Uusien tilausten tai projektien vastaanottaminen edellyttää kapasiteetin miettimistä tilan eikä osaamisen näkökulmasta
- Asiakkaita tai yhteistyökumppaneita on vaikea ottaa vastaan tiloissa
- Henkilöstön lisääminen ei käytännössä onnistu nykyisessä tilassa
Esimerkiksi remontti- tai sähköalan yritykselle kaluston ja tarvikkeiden säilytys on keskeinen osa toimintaa. Jos varastointiin tarkoitettu tila ei riitä ja tavarat päätyvät käytävälle tai autoon, se on selkeä merkki siitä, että tilantarve on kasvanut yli nykyisen kapasiteetin.
Miten yrityksen kasvuvaihe vaikuttaa tilantarpeeseen?
Yrityksen kasvuvaihe vaikuttaa tilantarpeeseen suoraan, koska eri vaiheissa tarvitaan erityyppistä ja erikokoista tilaa. Alkuvaiheessa pieni tila voi riittää, mutta liikevaihdon kasvaessa, henkilöstön lisääntyessä tai tuotevaraston laajentuessa tilan tarve kasvaa yleensä nopeasti.
Kasvuvaiheessa tilantarve muuttuu useimmiten seuraavilla tavoilla:
- Varastointi kasvaa: Tuotteiden tai tarvikkeiden määrä lisääntyy, mikä edellyttää enemmän neliöitä ja selkeää järjestystä
- Henkilöstö laajenee: Uudet työntekijät tarvitsevat työskentelytilaa, ja toimistotilan tarve voi nousta esiin
- Kalusto lisääntyy: Uusia koneita, ajoneuvoja tai laitteita tarvitaan, mikä vaatii enemmän hallitilaa
- Toiminnot eriytyvät: Varasto, työtila ja mahdollinen asiakastila alkavat vaatia omia alueitaan
Verkkokaupalle kasvuvaihe voi tarkoittaa, että kotoa tai pienestä varastosta toimittaessa tilaus- ja pakkausvolyymi kasvaa niin suureksi, että se edellyttää erillistä varastotilaa. LVI-alan yrityksessä kasvu voi näkyä putkien, armatuurien ja erikoisosien varastoinnin kasvuna.
Mitä eroa on varasto-, työ- ja toimitilalla?
Varastotila on tarkoitettu ensisijaisesti tavaroiden säilyttämiseen. Työtila on tila, jossa tehdään käsin tai koneilla töitä, kuten asennus-, korjaus- tai valmistustöitä. Toimitila on laajempi käsite, joka kattaa kaikki yrityksen käyttämät tilat, myös toimistot ja liiketilat. Käytännössä nämä tilat voivat olla samassa hallissa.
Monelle pienyritykselle selkeä tilatyyppijaottelu on keinotekoinen, koska sama tila palvelee useampaa tarkoitusta. Esimerkiksi sähköalan yritys voi käyttää yhtä hallitilaa sekä tarvikkeiden varastointiin että asennustöiden valmisteluun. Tärkeämpää kuin tilatyyppi on se, vastaako tila yrityksen todellisia käyttötarpeita: onko siinä riittävästi tilaa, oikeat tekniset ominaisuudet ja toimiva pohjaratkaisu.
Toimistotilaa tarvitaan yleensä silloin, kun yrityksessä hoidetaan hallinnollisia tehtäviä, otetaan asiakkaita vastaan tai tarvitaan rauhallinen työskentelypiste erillään hallitiloista.
Kuinka paljon neliöitä kasvava yritys tarvitsee?
Sopiva neliömäärä riippuu yrityksen toimialasta, varastoitavien tavaroiden määrästä, henkilöstön koosta ja siitä, millaisia töitä tilassa tehdään. Yleispätevää neliömäärää ei ole, mutta arviointiin kannattaa käyttää konkreettisia lähtökohtia.
Arvioinnissa auttavat seuraavat kysymykset:
- Kuinka paljon hylly- tai lattiapinta-alaa tavaroiden varastointi edellyttää?
- Tarvitaanko tilaa ajoneuvoille, koneille tai laitteille, ja kuinka paljon?
- Kuinka monta henkilöä tilassa työskentelee samanaikaisesti?
- Tarvitaanko erillinen alue toimisto- tai asiakaspalvelutoiminnoille?
- Jääkö tilaa liikkumiseen ja tavaroiden käsittelyyn ilman ahtautta?
Pienyrityksen tarpeisiin voi riittää 50–100 neliötä, mutta kasvuvaiheessa tilan tarve voi nopeasti kaksinkertaistua. Kannattaa myös miettiä, haluaako vuokrata juuri tarvittavan määrän vai hieman enemmän, jotta kasvu ei heti edellytä muuttoa. Lisätietoa pienyrityksen toimitilan valinnasta löytyy aiheelle omistetusta oppaasta.
Milloin yrityksen kannattaa vaihtaa toimitilaa?
Toimitilan vaihtamista kannattaa harkita silloin, kun nykyinen tila rajoittaa yrityksen toimintaa tai kasvua konkreettisesti, eikä tilannetta voi ratkaista järjestelemällä tai pienillä muutoksilla. Paras ajankohta on ennen kuin ongelma on kriittinen, koska sopivan tilan löytäminen ja muuttaminen vie aikaa.
Merkkejä siitä, että vaihto on ajankohtainen:
- Tilassa on jatkuvasti ahdasta, eikä järjestely auta
- Yritys joutuu hylkäämään tilauksia tai projekteja kapasiteettisyistä
- Toiminta on hajautunut useampaan paikkaan, mikä lisää kustannuksia ja hankaluuksia
- Tilan sijainti ei enää palvele yrityksen kuljetuksia, asiakkaita tai henkilöstöä
- Tilan tekniset ominaisuudet eivät vastaa yrityksen tarpeita
Muuttoon kannattaa varautua hyvissä ajoin. Sopivan tilan etsiminen, vuokraneuvottelut ja käytännön muutto vievät yhteensä usein useita kuukausia. Jos yritys odottaa muuttamista siihen asti, kun tilanne on sietämätön, valinnanvara tilojen suhteen voi olla rajallisempi.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen hallitilan vuokraamista?
Ennen hallitilan vuokraamista kannattaa selvittää tilan käytännön soveltuvuus yrityksen toimintaan. Tärkeintä on varmistaa, että tila vastaa todellisia tarpeita, eikä vain paperilla ilmoitettua neliömäärää tai hintaa. Keskeisimmät tarkistettavat asiat liittyvät tilan ominaisuuksiin, sijaintiin ja vuokraehtoihin.
Tilan ominaisuudet
Tarkista, onko tilassa yrityksen toiminnan kannalta tarvittavat tekniset ominaisuudet. Tällaisia voivat olla esimerkiksi nosto-ovi tai muu kulkuaukko suurille tavaroille, vesipiste, riittävä sähkökapasiteetti tai lämmitys. Esimerkiksi Teollisuustie 7C:n ja 7D:n hallissa on maalämpö, vesikiertoinen lattialämmitys, koneellinen ilmanvaihto lämmöntalteenotolla, öljyn- ja hiekanerotuskaivo, vesipiste sekä nosto-ovi ja erillinen käyntiovi. Muita tiloja arvioitaessa vastaavat ominaisuudet kannattaa selvittää erikseen.
Sijainti ja saavutettavuus
Sijainnin arvioinnissa kannattaa lähteä liikkeelle yrityksen omista tarpeista: missä asiakkaat, tavarantoimittajat ja henkilöstö sijaitsevat, ja minkä verran tila on saavutettavissa tavanomaisilla ajoreiteillä. Veikkola sijaitsee Turunväylän varrella, ja kiinteistöt ovat saavutettavissa Veikkolan liittymän kautta. Sijaintia kannattaa arvioida suhteessa yrityksen omiin kuljetus- ja asiointireitteihin.
Vuokraehdot, tämänhetkinen saatavuus ja muut käytännön yksityiskohdat kannattaa aina selvittää suoraan vuokranantajalta. Veikkolan Teollisuuskiinteistöjen tilat vaihtelevat yleisesti noin 50–1200 neliömetrin välillä, mutta tämänhetkinen saatavuus kannattaa tarkistaa erikseen.
Jos etsit yrityksellesi tilaa Veikkolasta tai haluat kertoa tilantarpeestasi, voit olla yhteydessä yhteydenottosivun kautta.