Varasto ja toimisto voidaan yhdistää samaan tilaan jakamalla tila toiminnallisiin vyöhykkeisiin: varastointi- tai työskentelyalueeseen ja erilliseen toimistonurkkaan tai -huoneeseen. Ratkaisu soveltuu erityisesti pienyrityksille, joilla on käytännön tarve pitää tavarat, kalusto ja toimistotyö samassa osoitteessa. Alla käydään läpi keskeisimmät kysymykset varasto-toimistotilan suunnittelusta ja valinnasta.
Mitä yhdistetty varasto-toimistotila käytännössä tarkoittaa?
Yhdistetty varasto-toimistotila on yksi kokonaisuus, jossa saman katon alla sijaitsee sekä varastointi- tai työskentelytilaa että toimistokäyttöön sopiva alue. Tila voi olla yksi suuri hallitila, joka on jaettu käyttötarkoituksen mukaan, tai se voi sisältää erillisen toimistohuoneen hallitilan yhteydessä.
Käytännössä ratkaisu tarkoittaa, että yrittäjä tai yrityksen henkilöstö voi hoitaa sekä fyysisen työn, kuten tavaroiden käsittelyn tai kaluston säilytyksen, että hallinnolliset tehtävät samasta paikasta. Tämä on tyypillinen tilanne esimerkiksi LVI-, sähkö- tai remonttialan yrityksillä, joilla on tarvikkeita ja työkaluja varastoitavana, mutta joiden on myös laadittava tarjouksia, hoidettava laskutusta tai vastaanotettava asiakkaita. Myös verkkokaupat hyödyntävät usein tätä yhdistelmää: varasto ja tilausten käsittely toimivat samassa tilassa.
Varasto-toimistotila ei ole tarkkarajainen tilatyyppi, vaan se kuvaa käyttötapaa. Sama hallitila voi toimia varastona, työtilana ja toimistona riippuen siitä, miten se sisustetaan ja jaetaan.
Minkä kokoinen tila sopii varasto- ja toimistokäyttöön?
Sopiva koko riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka paljon tilaa varasto- tai työskentelytoiminta vaatii ja kuinka suuri toimisto-osuuden on oltava. Pienelle yritykselle jo 50–100 m²:n hallitila voi riittää, jos varastoitavaa tavaraa on kohtuullisesti ja toimistotarve on pieni. Suuremmilla tavaramäärillä tai useammalla henkilöllä tilantarve kasvaa vastaavasti.
Käytännön arvioinnissa kannattaa lähteä liikkeelle varasto-osuuden tarpeesta: paljonko kalusto, tarvikkeet tai tuotteet vievät lattiapinta-alaa ja korkeutta? Toimisto-osuudelle riittää usein pienempi ala, mutta sen on oltava riittävän rauhallinen ja asianmukainen esimerkiksi asiakastapaamisia tai keskittymistä vaativaa työtä varten.
Veikkolan Teollisuuskiinteistöjen hallitilojen koot vaihtelevat yleisesti noin 50–1200 m²:n välillä, ja pienin toimistohuone on 13 m². Tämänhetkinen saatavuus kannattaa tarkistaa erikseen. Laajempaa ohjeistusta pienyrityksen tilantarpeen arviointiin löydät pienyrityksen toimitilan valintaoppaasta.
Miten varasto- ja toimistovyöhykkeet kannattaa erottaa toisistaan?
Varasto- ja toimistovyöhykkeet kannattaa erottaa toisistaan selkeällä fyysisellä tai toiminnallisella rajauksella. Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa, että toimistoalue sijoitetaan tilan takaosaan tai nurkkaan erillään varastoliikennöinnistä. Tarvittaessa voidaan käyttää väliseinää, sermejä tai hyllystöjä rajaukseen.
Erottelun tavoitteena on, että toimistotyö voidaan tehdä ilman jatkuvaa häiriötä varastopuolen toiminnasta, ja toisaalta varastoalueella on riittävästi liikkumatilaa tavaroiden käsittelyä varten. Muutamia käytännön näkökohtia:
- Toimistoalue kannattaa sijoittaa lähelle sisäänkäyntiä, jos tilassa vastaanotetaan asiakkaita tai toimittajia.
- Varastoalue hyötyy suorasta yhteydestä nosto-ovelle, jotta tavaroiden kuljetus sujuu ilman kiertoja.
- Valaistus, lämpötila ja melutaso voivat poiketa vyöhykkeiden välillä, joten suunnittelussa kannattaa huomioida, mitä toimistopuolella tarvitaan.
- Sähköpisteiden ja tietoliikenneliittymien sijainti vaikuttaa toimistonurkan käytännöllisyyteen.
Selkeä jako auttaa myös pitämään tilan järjestyksessä, kun varastoliikenne ja toimistotyö eivät sekoitu toisiinsa.
Mitkä tekniset ominaisuudet ovat välttämättömiä yhdistetyssä tilassa?
Yhdistetyssä varasto-toimistotilassa välttämättömiä teknisiä ominaisuuksia ovat riittävä lämmitys, toimiva ilmanvaihto, vesipiste sekä nosto-ovi tavarankuljetusta varten. Näiden puuttuminen rajoittaa tilan soveltuvuutta merkittävästi sekä varastoinnin että toimistotyön kannalta.
Lämmitys on erityisen tärkeä, koska toimistotyö edellyttää pysyvää lämpötilaa ympäri vuoden, kun taas pelkkä varastotila voi joissakin tapauksissa toimia kylmempänä. Ilmanvaihto vaikuttaa sisäilman laatuun, mikä on olennaista erityisesti silloin, kun tilassa työskennellään säännöllisesti. Vesipiste palvelee käytännön tarpeita sekä varastoinnin että työskentelytilojen puolella.
Esimerkiksi Teollisuustie 7C:n ja 7D:n tiloissa on maalämpö, vesikiertoinen lattialämmitys, koneellinen ilmanvaihto lämmöntalteenotolla, vesipiste sekä nosto-ovi ja erillinen käyntiovi. Nämä ovat vahvistettuja tietoja kyseisistä tiloista.
Muita huomionarvoisia teknisiä seikkoja yhdistetyssä tilassa:
- Sähköliittymän riittävyys sekä varastolaitteiden että toimistolaitteiden tarpeisiin
- Tietoliikenneliittymät toimistotyötä varten
- Valaistus, joka palvelee sekä tarkkaa toimistotyötä että tavaroiden käsittelyä
- Mahdolliset erityisvaatimukset, kuten öljyn- tai hiekanerotuskaivo, jos tilassa huolletaan tai säilytetään ajoneuvoja tai koneita
Sopiiko hallitila toimistoksi, mitä rajoituksia on?
Hallitila soveltuu toimistokäyttöön silloin, kun se täyttää toimistotyön perusedellytykset: riittävä lämmitys, toimiva ilmanvaihto, asianmukainen valaistus ja tarvittavat sähkö- ja tietoliikenneliitännät. Rajoituksia voi syntyä, jos tila on suunniteltu pelkästään varastointiin ilman näitä ominaisuuksia.
Käytännön rajoituksia, jotka kannattaa selvittää ennen päätöstä:
- Rakennuslupa ja käyttötarkoitus: Tilan virallinen käyttötarkoitus vaikuttaa siihen, millainen toiminta on sallittua. Toimistotyö edellyttää usein, että tila on hyväksytty myös työtilakäyttöön.
- Ääneneristys: Hallitilassa voi olla enemmän melua kuin perinteisessä toimistossa, mikä voi haitata keskittymistä tai asiakastapaamisia.
- Saniteettitilojen saatavuus: Toimistotyötä tekevällä henkilöstöllä on oltava asianmukaiset sosiaalitilat käytettävissä.
- Esteettömyys: Jos tilassa vastaanotetaan asiakkaita, esteettömyysvaatimukset voivat tulla arvioitaviksi.
Hallitilan soveltuvuus toimistokäyttöön riippuu siis sekä tilan teknisistä ominaisuuksista että yrityksen toiminnan luonteesta. Tilaa valittaessa kannattaa arvioida, vastaavatko sen ominaisuudet yrityksen konkreettisia tarpeita, ja tarvittaessa kysyä vuokranantajalta tilan käyttötarkoituksesta.
Mistä löytää valmiin varasto-toimistotilan vuokralle?
Valmis varasto-toimistotila vuokralle löytyy parhaiten etsimällä hallitiloja, joissa on jo valmiina sekä varastoinnin edellyttämät ominaisuudet että toimistokäyttöön soveltuvat olosuhteet. Käytännössä tämä tarkoittaa tiloja, joissa on lämmitys, ilmanvaihto, vesipiste, nosto-ovi ja riittävä sähköistys.
Etsinnässä kannattaa huomioida:
- Sijainti suhteessa yrityksen toimintaan: Varastotilan sijaintia kannattaa arvioida suhteessa yrityksen kuljetuksiin, asiakkaisiin, työntekijöihin ja tavallisiin ajoreitteihin.
- Tilan koko ja muunneltavuus: Valmis jako varasto- ja toimistovyöhykkeisiin on etu, mutta myös avoin hallitila, johon jako voidaan tehdä itse, voi toimia.
- Kiinteistön palvelut: Ylläpito, isännöinti ja mahdolliset lisäpalvelut, kuten kuormanpurkukalusto, voivat vaikuttaa tilan soveltuvuuteen.
Veikkolan Teollisuuskiinteistöt vuokraa Veikkolassa hallitiloja, joiden käyttötarkoituksiin kuuluvat varasto-, työ- ja liiketilat. Kiinteistöt sijaitsevat Turunväylän yhteydessä, ja ne ovat saavutettavissa Veikkolan liittymän kautta. Vuokralaisten käytettävissä on tarvittaessa myös kuormanpurkuun liittyviä palveluita ja kalustoa, kuten trukki, kuormaaja ja kurottaja. Kiinteistöjen ylläpito ja isännöinti sisältyvät tiloihin, ja alueilla on piirivartiointi. Tämänhetkiset vapaat tilat kannattaa tarkistaa suoraan yritykseltä.
Jos etsit yrityksellesi varasto- ja toimistokäyttöön soveltuvaa tilaa Veikkolasta, voit kertoa tilantarpeestasi tai kysyä tämänhetkisistä vaihtoehdoista yhteydenottosivun kautta.